Quand on parle avec mes amies entrepreneurs, j’entends régulièrement la phrase « je n’ai pas le temps de… ». Et je la dis aussi moi-même souvent ! Mais au final, ce n’est pas vraiment que nous avons pas le temps, c’est que nous sommes obnubilé par ce temps. Je voulais donc faire un point sur comment gérer son temps au quotidien, pour prendre du recul et réussir à faire rentrer tout ce que l’on souhaite produire dans nos journées / semaines / mois.

Gérer son temps commence par la visibilité de son planning

C’est la base selon moi ! Je suis dans un groupe de discussion entre entrepreneures, et je suis celle connue comme « faisant des journées de 48h ». Car oui, quand on se dit « t’as quoi de prévu aujourd’hui » on a l’impression que j’ai mille et une choses au programme. En vérité, c’est que j’ai créé un planning de ma semaine entière, et que j’ai appris à estimer le temps que me demande la majorité de mes tâches.

Et c’est ce qu’il faut ! Donne toi le dimanche soir ou le lundi matin pour organiser ton planning sur la semaine. C’est le meilleur moyen de gérer ton temps !
Pour ma part, j’utilise Google Agenda, sur lequel j’ai créé plusieurs catégories de tâches (quotidien – travail pour les clients – mi-temps – com’quat – production de contenu), avec des codes couleur distincts. J’aime cet outil car je peux y accéder aussi bien de mon ordinateur que de mon téléphone, et il se met à jour instantanément.

En fin de semaine je prévois les blocs de temps pour la semaine suivante en position d’abord les urgences / les impératifs, puis les tâches récurrentes… Et enfin, dans les blocs restants je positionne tout ce que je souhaite faire dans la semaine.
Et voilà, cela me prend maximum 30 minutes, et le reste de la semaine j’ai juste à suivre le programme ! C’est idéal pour bien commencer à gérer son temps !

Liste de tâches quotidiennes

Après avoir fait mon planning, je sais quelles sont les tâches importantes à réaliser dans la journée. De plus, je crée plusieurs to-do list. Tout d’abord, j’ai celle pour la semaine, des choses que je souhaite ou que je dois réaliser mais qui, par exemple, me prennent 5 minutes et que je n’ai pas positionné dans le planning. Cela peut être le fait que je dois prendre un rendez-vous pour faire mon contrôle technique, ou définir avec ma meilleure amie quel jour nous souhaitons aller au cinéma !

Ensuite j’ai ma to-do list quotidienne, pour éviter d’avoir à ouvrir constamment mon Google Agenda, ce qui me demanderait de décrocher de ma tâche : suivre une liste c’est bien plus simple et cela ne me fait pas déconnecter mentalement.

Les 80-20

Comme tu as pu le comprendre, cet article donne des astuces pour gérer son temps au quotidien au sens large ! Car, étant auto-entrepreneur, mon temps professionnel est lié à mon temps personnel. Bien que je me mette des horaires fixes, c’est très facile de faire déborder le pro sur le perso, et inversement. De ce fait, j’inclus et prévois mon temps personnel sur les mêmes outils que mon temps professionnels. Et surtout : je veille à ce que mon temps personnel ne soit pas mangé par le professionnel.

Car oui, il est très facile de tomber dans le travers d’être tout le temps en train de travailler ! Pour de nombreuses raisons : se développer plus vite, réaliser les projets en cours, optimiser son entreprise… Et très vite les soirées et les weekends sont mangés par l’entreprise. Si ce rythme te convient, grand bien te fasse, mais ce n’est pas mon cas. Je me suis rendue compte, bien que mon métier est l’une de mes passions, que déconnecter sans culpabiliser était bon pour mon moral et ma productivité ! La preuve, c’est au moment où je suis passé à une entreprise à mi-temps que j’ai effectué une réelle progression dans mon chiffre d’affaire.

De ce fait, après avoir connu les « périodes charettes » et un burn out, j’ai décidé de faire attention à l’existence de mon temps personnel 🙂 . Ainsi, quand je planifie mon programme, je m’assure qu’au moins 20% de mon temps est dédié simplement à moi, au fait de voir mes proches, à lire ou faire des actions qui ne sont pas liées à Com’quat. Et pour les 80% restants je les découpe équitablement entre le travail pour Com’quat, le travail pour mes clients et le travail concernant ma relation à mon entreprise (me former, faire des coachings, etc).

Gérer son temps c’est dire non au parasitage

Quelque chose qui m’a beaucoup pesé, et qui parfois arrive encore, c’est ce sentiment incontrôlable de culpabilité quand je ne réponds pas à un appel téléphonique. De ce fait, j’ai tendance à me jeter sur mon téléphone quand il se met à sonner. Erreur fatale quand on veut bien gérer son temps. Car le meilleur moyen d’être efficace, c’est de faire une chose après l’autre… Et donc quand un temps est dédié à une tâche spécifique (comme moi ici en train d’écrire cet article) il ne faut pas en faire une autre en même temps ! Ainsi, répondre à un appel ou à une notification Instagram me coupe dans mon élan et peut engendrer des bêtises. Et en plus de cela, se remettre ensuite à la tâche première après avoir été coupé demande toujours un petit temps de réadaptation.

C’est pourquoi je mets mon téléphone en silencieux lorsque je travaille, et je gère les notifications à un moment ultérieur. Que cela soit les appels, les mails, les commentaires Instagram, les discussions sur Discord, Messenger, Instagram… Car commencer à un répondre pendant que je travaille sur un autre sujet est le meilleur moyen pour me mettre à procrastiner… Et c’est pas cela qu’on recherche quand on veut gérer son temps, pas vrai ?

Avoir un process bien établi

Pour faire écho au point précédent, pour être encore plus optimal quand on effectue nos tâches les unes après les autres afin de bien gérer son temps, il faut établir des process. Alors oui, le moment où les établit peut être un peu chronophage, mais une fois qu’ils sont en place tout roule comme sur des roulettes !

Mais un process, kézako ? C’est le fait d’enchaîner certaines actions spécifiques et dans le même ordre quand un type de tâche est récurrent. Par exemple, dès que j’écris un article mon process est le suivant :

  • 1. Choix dans mon fichier « plan éditorial » de l’article que j’ai décidé d’écrire
  • 2. Ouverture la page de création d’un nouvel article sur mon site
  • 3. Définition mon mot clé principal et mes mots clés secondaires
  • 4. Rédaction du titre, puis de l’introduction
  • 5. Création du plan de l’article
  • 6. Rédaction des sous-parties et de la conclusion
  • 7. Rédaction de la méta-description
  • 8. Vérification de l’état du référencement naturel et corrections en fonction
  • 9. Choix des catégories et rédaction du nuage de mots clés
  • 10. Choix de(s) (l’)image(s) et réduction de la/leur taille + intégration avec ALT
  • 11. Programmation de l’article pour la date souhaitée
  • 12. Insertion de l’inscription à la newsletter et du la navigation entre les articles
  • 13. Programmation de l’article sur les réseaux sociaux
  • 14. Création des visuels d’épingles Pinterest pour cet article

Cela paraît long comme cela, mais en réalité c’est assez rapide. Et à force de le faire, toujours dans le même ordre, je sais que je n’oublie pas d’étape. De ce fait, quand le vendredi je programme mes réseaux sociaux pour la semaine suivante, je sais que toutes mes épingles Pinterest sont à jour par exemple. De plus, c’est pratique pour bien gérer son temps, car en suivant toujours les mêmes process, tu sais combien de temps cela te prend en moyenne pour réaliser cet ensemble d’actions ! Et donc tu peux organiser efficacement ton temps 😉 .

Du même ordre, range tes dossiers de manière efficace, comme pour le process ! Par exemple, mon fichier de calendrier éditorial se trouve dans un chemin logique :
Pro > Com’quat > Réseaux Sociaux . Le devis envoyé la semaine dernière à ma cliente se trouve dans Pro > Devis > 2020 > 02-2020 … Et toutes mes déclarations d’auto-entrepreneur à l’URSSAF dans Pro > Documents Importants > Déclarations Entreprise, rangé par date. Tu perdras moins de temps quand tu cherches des fichiers 😉 .

Utiliser des outils / applications pour être optimale

Rien de mieux que de trouver les outils qui t’accompagnent et t’aident dans ton quotidien de freelance pour bien gérer ton temps ! Je t’ai parlé ici de Google Agenda, mais je t’en présente bien d’autres dans mon article mes outils de freelance, parfaits pour t’accompagner dans ton entreprise 😉 .

Tu as des techniques particulières pour bien t’organiser ?